退職時のトラブルの中には、口頭で済ませてしまったが故に起こり得るものもあります。
“言った・言わない”ということは、後から確認しようにもできません。
それを回避するために、「退職届」があるのです。
こちら、多くの人はどのように作成しているのでしょうか?
気になる書き方を、ポイントごとに整理して覚えましょう。
退職届が必要なタイミングや書き方を確認しよう
始めて退職する場合、提出するタイミングや内容の作成をどうすれば良いのか、その知識が全くありません。
まずは、退職届にまつわる基本事項をいくつか確認していきましょう。
- 退職届が持つ意味
- 作成・提出するタイミング
- 自己都合退職の場合の作成内容
- 会社都合退職の場合の作成内容
ここでご紹介した内容を最低限押さえておくと、トラブルを回避して手続きを進めることができます。
退職関連の内容は、人に中々聞きにくい事柄です。
そのような内容だからこそ、ここで一緒に学んでいきましょう。
１．退職届が持つ意味
具体的な内容に触れる前に、そもそもの書類の意味を確認しましょう。
退職届は、「退職する意思と日程」が決定した場合に、会社側に提出する書類になります。
つまり、退職の確約だと考えて良いでしょう。
ところで、退職の確約は、口頭でもできると思っている人はいませんか?
確かに、口頭でもきちんと連絡してくれれば良いと考えている会社もあるでしょう。
しかし、口頭で伝えるということは、言った内容を覚えているのは当人同士だけです。
何か手違いが発生した際に、他の従業員が意向を確認することができません。
そうなると、事実の証明が難しくなります。
このような状況を避けるために、会社側、退職希望者側で作成することが重要視されていると覚えておきましょう。
２．作成・提出するタイミング
退職届を作成するタイミングは、「具体的な退職日が決まった後」になります。
例えば、2021年4月2日に退職する旨が確定した場合は、その日付を退職届の文書内に記載することになります。
ここで作成された記載内容を基に、会社側で必要な手続きや業務を行っていきますから、周囲の人への配慮にも繋がるでしょう。
また、提出すべきタイミングは就業規則内に記載されています。
作成から提出にかけて、時間にゆとりを持たせていることがほとんどです。
ギリギリになって提出することになると、印象も悪くなりますから、余裕をもって提出でききるように準備しておきましょう。
３．自己都合退職の場合の作成内容
ここからは、退職届の作成内容のポイントをご紹介します。
最低限記載する内容は、以下の通りです。
- 書き出し(「私議、私事」の記載)
- 退職理由
- 退職日と文末
- 提出する年月日
- 所属部署と氏名
- 宛名(会社の正式名称、最高執行責任者の役職と名前)
これらは、正式な届け出としての効果を発揮するために、退職日や退職理由について簡潔に記載することになります。
そこで、みなさんが注意すべきは「退職理由」です。
自分から退職をする意向を示した場合、会社への不満が関係していることもあるでしょう。
そのことを、ストレートに記載してしまうのはどうでしょうか?
退職するにしても、綺麗な形で去りたいと思っている人の方が多いです。
最後の最後に、余計なトラブルを生み出してはいけません。
ここは、あくまでも形式的な形で「一身上の都合」という書き方をするようにしましょう。
これならば理由を追及されませんし、会社側も快く受け取ってくれますから、お互いに気持ち良い関係のままでいられます。
どちらの去り方が良いのかは、一目瞭然でしょう。
４．会社都合退職の場合の作成内容
ところで、会社都合退職の場合、作成内容はどうなるのでしょうか?
基本的な退職届の構成は、先程の自己都合退職の時と同じですが、「退職理由」の内容がガラリと変わります。
会社都合退職は、労働者本人から退職の申し出があった訳ではありません。
会社の事情により、退職せざるを得ないのです。
従って、退職理由の内容を作成する際は、以下の文言で作成するようにして下さい。
- 早期退職のため
- 事業所縮小のため
- 事業所閉鎖のため
上記以外にも、会社側から退職を勧められる理由がたくさんあります。
その旨を、きちんと記載するのを忘れないようにしましょう。
これを徹底すべき理由は、退職理由のトラブルに発展する恐れがあるからです。
なぜならば、内容を間違えると、自己都合退職として失業保険の対応が進められてしまうからです。
そうなると、本来ならば会社都合退職ですぐに給付が受けられるはずなのに、3カ月が経たないと支給されません。
注意ワードは、「一身上の都合」。
上記の文言は、あくまでも個人の事情で退職する場合に使用されます。
従って、個人に非がない場合は使用してはいけません。
これでは、生活面の不安が生じますし、会社側とのやり取りが複雑化し、しこりが残ったまま退職する可能性が出てきます。
トラブルを避けるためには、予め会社側と話し合い、合意の下で決めた退職理由をそのまま記載するようにしましょう。
退職届作成に関するトラブルとは?
基本的に決まった形式はないものの、退職届で記載する内容はどの会社でも変わりありません。
上記の内容を押さえているならば、問題なく受理されるでしょう。
しかし、作成にあたってトラブルが発生することもあります。
代表的なトラブルは、以下の2つです。
- 就業規則の提出期限を守らなかった
- 退職希望者に指定フォーマットをわざと渡さない
トラブルが発生するのは、自分のミスだけではありません。
なるべくトラブルを起こさない、巻き込まれないためにも事例内容を知っておきましょう。
１．就業規則の提出期限を守らなかった
1つ目は、提出期限のミスです。
これは、会社側が悪いというより、退職希望者のミスが原因で起こっていることがほとんどでしょう。
もしかすると、少し遅れたくらいならば、会社側が融通を聞かせてくれている所もあるかもしれません。
しかし、あくまでもミスはミス。
提出期限を守らなかったために、退職自体が白紙になることもあり得るのです。
これでは、せっかく退職しようと動いている人にとって不利な状況になることが免れません。
さらに、転職先がある程度決まっている場合は、次の職場にも迷惑がかかることが予想できるでしょう。
「物事の提出期限を守る」という認識は、このようなところにまで及ぶのです。
ちょっとくらい見逃して欲しいと思う人もいるでしょう。
ですが、最後の最後でやらかしては、会社側も本人も気分が良くありません。
社会人の基本は、今一度しっかりと守りましょう。
２．退職希望者に指定フォーマットをわざと渡さない
2つ目は、悪質な会社で起こり得るトラブル事例です。
先程も少しお話ししましたが、会社によっては指定のフォーマットを利用することが求められます。
通常ならば、希望があった際にデータが渡されるでしょう。
しかし、そうでない場合もあるのです。
それは、会社側が退職を認めない場合に起こります。
退職させないために、あえて会社指定のフォーマットでなければ認めないという規定を作り、それに従わせます。
そして、フォーマットが欲しいと希望する従業員に対しては、わざと渡さないようにするため、そもそも意向を受け入れるつもりがありません。
みなさんならば、この行為に対してどう行動するでしょうか?
人によっては、これ以上トラブルを大きくしたくないということで、諦めてしまうこともあるでしょう。
このような事例は、自己解決が難しい内容になります。
しかし、会社に対して強気で行動するというのは、厳しい人もいるでしょう。
特に、精神面で疲弊している人にとっては、一つ一つの対応に向き合うこと自体がストレスになり兼ねません。
このように些細なことで辛い思いをするのは、損です。
不安な人は、退職コンシェルジュに依頼して、代わりに手続きしてもらいましょう。
会社側も、第三者が入ることで、不当な行動はできなくなります。
仮に「指定フォーマットを渡さない」という態度の会社であっても、しっかりと手続きができるようになるのです。
何より、退職対応のプロがサポートしますから、みなさんが不利になることはありません。
